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近日，杭州余杭工商分局被浙江省档案局评为“浙江省规范化数字档案室”，成为全省首批规范化数字档案室，这是杭州地区获评的40家规范化数字档案室中仅有的2家工商部门档案室之一。数字档案室一方面是在市场规模扩大、监管领域拓展、企业档案数量不断激增情况下，工商部门实现从传统纸张调阅向计算机查阅转变提升档案工作效率的迫切需要；另一方面也是工商注册窗口、12315举报申诉中心之外，余杭工商分局对外建立的“第三窗口”，通过提供企业档案查询等服务，提升工商形象，助动企业发展，服务地方经济。
加大投入，保障档案工作开展。分局领导对数字化档案工作十分重视，明确分管办公室的副局长为档案工作领导小组组长，不管在人员配置还是资金投入上都给予大力支持，解决工作中的实际问题。仅今年，分局已累计投入资金近80万元，更新已有的硬件设施，新购置专门用于档案管理的服务器和电子设备。在此基础上，分局配备具有法律本科学历的专职档案管理员从事档案室管理工作，聘用6名专业技术人员负责档案扫描和查询，档案处理效率明显提高。
全面铺展，提高档案录入利用。在配备必要的档案信息化软硬件设备后，分局建立室藏34类档案目录数据库，实现计算机检索，档案实体与电子目录一一对应，目录数据录入完整准确规范。科学整合录入流程，责任到人，每周二清，档案归档流程速度大幅提高。铺展市场准入系统和工商信息档案影像系统二种数据库系统，其中市场准入系统目前已录入记录171877条记录，影像系统至今已录入22633卷，合计1643675页。在档案数字化录入的基础上，即使是在相对偏远的基层工商所，工作人员也可以通过局域网与档案管理系统借阅到所需的档案资料，而总计对外提供查询服务截止今年10月就已达13468人次。
健全制度，确保档案使用安全。分局建立数字档案安全保管和备份制度，一式三套保存，一套保存在服务器上提供利用，一套做成备份文件保存在电脑上，一套制成光盘保管。分局设立信息办，负责档案数据的维护与管理，确保档案数据的安全。同时建立健全档案利用和登记制度，制定《余杭工商分局管理工作制度》和《余杭工商分局档案查询管理工作制度》，建立《企业档案查阅登记簿》、《内部查档登记簿》、《档案借阅登记簿》、《电话及其他查档登记簿》，以数字化档案室提升档案的非纸质利用率，提高档案原件安全性。
强化监督，提升档案管理水平。分局档案工作人员坚持每天观察记录库房温湿度情况，定期记录监控的安全运转情况，坚持每月对室藏档案进行1次全面检查，及时发现和解决问题。并建立杭州市工商行政管理局红盾信息网，公布信息公开的企业信息及各类符合信息公开内容档案信息，促进自身档案工作规范。同时加强对下属科所档案工作的监督指导，定期进行现场检查，全面推进档案工作制度化、规范化建设，提升档案数字化管理水平。
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