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企业合同管理制度具体是是什么

2014-11-7
 
 
       一、为规范公司经济合同的管理,防范与控制合同风险,做到管理有规章,签约有约束,履行有检查,有效维护公司的合法权益,根据有关法律、法规,特制定本制度。 
       二、合同管理的总目标:机构网络化,制度系列化,行为规范化,经营管理和合同管理一体化。 
       三、合同管理逐级管理制度 本单位合同管理,实行合同管理机构总管,科、室、部、办分管,合同管理员具体管的逐级管理制度。
      四、合同管理机构的名称、组织和职责 1、合同管理机构名称:×××公司合同管理办公室 2、合同管理机构负责人:××× 3、合同管理机构成员:××× 4、合同管理职责: ①贯彻执行《合同法》及有关法律法规,组织有关人员的学习和培训。 ②制定合同管理章程、制度、并贯彻实施。 ③负责合同签订、履行、变更、转让和终止。 ④审查合同,建立合同台帐和档案,管理合同文本、合同专用章、《授权委托书》,进行合同统计,做出统计分析。 ⑤决定合同会商、评审、审批、登记、备案、咨询事宜;决定格式合同制作、合同备案、合同催告、合同撤销事宜;决定合同担保及抵押等事宜。 ⑥协调单位内部和外部合同关系,解决合同问题和处理合同纠纷。 ⑦领导开展“守合同重信用”活动。 ⑧开展合同调研活动。 
       五、合同管理员及其职责 1、合同管理员应具有一定文化知识、法律知识、业务素质等; 2、做好合同相关知识的宣传培训; 3、参与合同的会商、评审; 4、检查合同文本、合同专用章和法人授权委托书并按规定使用; 6、填报统计报表,建立合同档案; 7、参与合同的仲裁、诉讼活动。
      六、合同订立制度 1、合同形式 本企业订立合同,一般应采用合同书或数据电文合同;信件和数据电文应订立合同确认书。 ①合同书:使用国家发布的示范文本、安徽省工商局制定的统一文本或经省工商局批准、监制,单位设计的格式合同文本。 2 ②数据电文合同:经由电子手段、光子手段或类似手段生成、储存或传递。(包括 EDI、电子邮件、电报、电传或传真等)。 2、合同主体 本单位对外签订书面合同,对方当事人除须是自然人、法人和其他组织,还须具备下列条件: ①有核准的经营范围; ②有履行义务的资格证明; ③有履行合同的能力; ④有良好的信用等级。 3、订立程序 本单位订立合同,应严格按照规定程序进行。 ①进行可行性调查,了解对方当事人的履约能力。 ②审查对方要约或向对方发出要约。 ③等待对方承诺或决定向对方承诺与否。 ④协商合同的订立。严禁恶意磋商、隐瞒真实情况,提供虚假情况。 ⑤拟订合同,并报合同管理机构审查。 ⑥订立合同,遵循平等、自愿、公平、诚实信用和守法原则。 ⑦签字和盖章。本单位所订立的合同,署名应符合下列要求之一: 3 法定代表人签字和盖章; 代理人签字和盖章; 授权委托书和代理人签字; ⑧按规定报经有关部门批准或登记。 4、合同内容 本单位订立合同,内容应符合下列要求: ①合同书:主体合格、标的合法、手续完备;条款齐全、意思表示真实、约定明确;文字清晰、语言规范;无矛盾条款、无空白条款。 ②数据电文合同:信息可以调取以备日后查用;有可靠的方法保证信息自首次以最终形式生成并保持完整性,同时可以将信息展示;信息由当事人认可,当事人身份、签字、盖章经过可靠方法鉴定。 5、合同的变更与解除 本企业变更或解除合同,应遵照以下规定: ①通知或答复 要求变更或解除合同,应在合理的时间内将理由、要求和具体内容通知对方。接到对方要求变更或解除合同的通知,应要通知收到后 15 日内做出答复。 ②双方派员进行充分协商。 ③签订变更或解除合同的协议。 4 ④经过备案的合同,变更或解除合同的协议应送原备案机关审核存查。 
      七、委托代理制度 1、代理人资格:代理人必须参加工商行政管理部门组织的《合同法》培训并经考试发给合格证书,才具有代理资格。 2、代理人签订合同,必须经过授权,本企业授权形式 如下:①职务代理:在单位明确规定的职权内代理。 ②特别授权: 签署 按一事一委托的原则, 《授权委托书》。 ③授权委托证书:领取工商行政管理部门统一制作的《授权委托书》证书的,在证书填写的授权范围内代理。 3、要求:代理人应在代理期限内,按照代理权限签订合同。代理人不得将代理事项自行转委托他人代理。代理人应妥善保管授权委托书,不得转借、转让或出卖给他人。如有遗失,应登报声明作废。代理人离岗,应交回有效期限内的授权委托书。 
      八、合同文本、专用章、台帐和档案制度 1、合同文本使用制度: ①本单位使用的合同文本种类有: 国家工商局颁布的全国统一示范合同文本; 国务院各部委颁布的全国统一指导合同文本; 省工商局制定的全省统一合同文本; 5 本单位自行草拟,由省工商局监制的特殊文本; 当事人双方参照示范文本协商拟定的合同文本。 ②对方当事人拟定的格式条款合同一般不予使用,特殊情况(如保险合同)必须使用时,须经法定代表人同意。 ③合同文本由专人保管、登记使用。 ④合同文本使用应建立台帐。 2、合同专用章制度: ①合同专用章统一刻制、统一编号、统一保管、统一启用并在所在地工商局备案。 ②合同专用章供签订合同使用,严禁外借、转让和利用合同专用章牟利。 ③使用合同专用章,应获得法定代表人的批准并登记备案。 ④发生特殊情况,须外带合同专用章,须经法定代表人批准,并按规定办理登记手续。 ⑤合同专用章由专人保管,如遗失或被盗,除应立即通知有关部门外,还应登报挂失。 3、合同档案管理制度 ①合同档案的管理,应做到规范化、科学化、统一化。 ②合同档案的内容包括:合同(含正、副本);与合同有关的材料(变更、解除、转让合同的通知;履行情况、验货、交货记录、协商记录;会议纪要;双方往来的信息记录, 6有关单证等);合同台帐;合同文本;合同专用章使用记录;授权委托书登记;合同学习、培训情况;帮扶情况记录;守合同重信用情况记录;合同纠纷卷宗材料等。 ③合同档案应装订成册,由专人管理备查。 ④查阅合同档案需经过批准并进行登记。 4、合同台帐制度 1、合同台帐包括合同登记台帐、合同检查台帐、合同统计台帐、合同法律法规学习与培训台帐、合同专用章使用登记台帐、合同文本领用登记台帐、《授权委托书》使用登记台帐。 2、建立合同台帐,旨在通过合同管理,管理本单位的生产经营行为,使决策者了解本企业的生产、销售情况。 3、合同综合管理部门按合同类别建立健全合同汇总台帐,分管单位(部门)应建立健全分类台帐。 4、合同台帐要及时登记,全面填写。 5、合同台帐须装订成册,按档案卷宗标准加封面。 
      九、合同审查制度 1、重大合同应经合同管理机构审查。 2、一般合同签字盖章前应经合同管理员或合同管理机构审查。 3、合同审查的具体内容包括: 7 ①审查合同主体是否合格,内容是否合法,权利义务是否对等,合同约定是否明确,质量要求明确与否,价款报酬约定明确与否,履行地点、履行期限、履行方式的约定明确与否,履行费用负担的约定明确与否。 ②审查有无格式条款,免除对方责任条款等。 ③审查交付与验收,方法是否恰当,手续是否完备,交付人,验收人是否经过授权。 ④审查应办理批准、登记手续的是否办理。 ⑤审查合同是否设立担保,如设立,审查担保方式是否恰当。保证人的主体是否合格,担保条款或担保合同的条款约定是否符合《担保法》要求。 ⑥审查合同是否发生变更或解除,手续是否符合《合同法》规定。 ⑦审查履约、违约情况,有关证据是否齐全。 ⑧审查是否存在预期违约情况并采取相应措施;审查合同履行情况,审查是否具有抗辨权、撤销权代位权,决定是否行使该权利;审查合同履行是否涉及第三人,并检查履行情况。 ⑨对方当事人的信用程度和信用等级。 ⑩审查解决纠纷的方式,是否利于解决合同纠纷。 4、审查是否有表见代理情况发生。 ①审查是否使用内设机构印章签订合同。 8 ②审查有无加盖合同印章的空白合同书、证明书、介绍信落在外。 ③审查有无代理权,超越代理权或者代理权终止后仍以被代理人名义订立的合同。 ④审查代理人离岗是否交回有效期限内的《授权委托书》并向有关对方当事人发出相应的通知。
     十、合同管理奖惩制度 1、凡在合同签订、审查、履行以及合同规范化管理工作中做出成绩之一的,对有关部门和人员应给予表扬和奖励。 ①在订立、审查、履行合同过程中,工作认真负责,为本单位争取较大效益、避免或挽回经济损失的; ②在合同管理工作中做出成绩,被有关部门评为先进的; ③在合同管理工作中,提出合理化建议,为本企业增加较大效益,节约较大资金、避免或挽回经济损失的; ④追讨欠款、索赔成功。在合同的仲裁、诉讼中由于自身的工作获得胜诉的; ⑤勇于检举、揭发他人利用合同行贿受贿、牟取私利、有违法行为的。 2、凡因合同管理造成损失的,应视其情节轻重给予行政处分,经济赔偿直至追究刑事责任: 9 ①盲目签订合同,造成损失的; ②未经授权、擅自签订、变更或解除合同造成损失的; ③工作不负责任,不按合同规定履行义务,进行验收、查询、反馈信息,导致企业丧失抗辨权、撤销权代位权、胜诉权的; ④工作不负责,对方违约不汇报、不追究、暗中向对方提供内情,收受贿赂,给本企业造成损失的; ⑤有缔约过失责任的;订立无效合同的;因重大误解和恶意串通而订立合同损害国家和集体利益的;严重不负责任被被欺诈的。
 

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